Para mapear a existência e as condições dos serviços e instituições arquivísticas públicas municipais e a implementação da Lei de Acesso à Informação, considerando-se que, os documentos acumulados no exercício da administração pública estarão em algum lugar, sob guarda de alguma secretaria municipal ou da própria Prefeitura, foram/serão feitos levantamentos dessas informações por meio de pesquisa documental e visita técnica (sempre que o município solicitar ou permitir).

Para aproximação com os municípios, na primeira etapa do projeto, foram utilizados algumas parcerias e contatos com as seguintes instituições: Agência de desenvolvimento da RMBH, Arquivo Público Mineiro, Associação dos municípios da RMBH (Granbel), Secretaria de Ciência e Tecnologia, e outros.

Paralelamente a esse contato, foi e continua sendo conduzido um estudo descritivo e exploratório sobre documentos legais na esfera estadual e da região metropolitana de Belo Horizonte.
A partir dos contatos mais diretos com os gestores municipais responsáveis pelos acervos de documentos administrativos atuais (correntes e intermediários, usando a terminologia da gestão de documentos) e também os históricos (ou permanentes), iniciou, na primeira etapa da pesquisa, algumas visitas técnicas, pequenos encontros para diagnóstico inicial e pequenos encontros de formação locais.

Os bolsistas colheram dados sobre os municípios, sobre a gestão dos seus documentos, a existência ou não de serviços e instituições arquivísticas e sobre ao cumprimento da lei de acesso à informação por meio de pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE.
Os formulários foram construídos procurando mapear informações sobre: identificação das instituições e/ou entidades responsáveis pela custódia dos acervos; caracterização básica do acervo; atividades ou serviços, internos e externos do arquivo; infra-estrutura e serviços; institucionalização do arquivo (em relação ao próprio município e ao CONARQ); controle dos processos de criação, circulação e destinação dos documentos públicos; atendimento aos requisitos da Lei de Aceso à informação.

Agora, nesta nova etapa do projeto, as intervenções serão construídas por meio de elaboração de materiais didáticos (disponíveis no site do projeto), palestras de sensibilização, cursos de capacitação e eventos.