A Constituição Federal, no § 2º, do art. 216, determina que “cabem a administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Por sua vez, a Lei Federal nº 8.159, de 8/1/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, no seu art. 1º, também reforça esta obrigação por parte do Poder Público: “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

As instituições e serviços arquivísticos públicos municipais, repositórios de documentação administrativa, histórica e cultural, são os órgãos públicos destinados a promover a gestão de documentos dos governos, a guarda e a preservação do patrimônio documental dos municípios, para torná-los acessíveis a todos os interessados.

Nesse contexto, o arquivo público municipal (instituição arquivística) deveria ocupar um lugar ímpar na institucionalização da transparência da administração pública e no acesso do cidadão às informações sobre a própria administração e sobre o patrimônio cultural e histórico acumulado no lugar em que vive.

Atualmente, a nova legislação de acesso às informações (Lei nº 12.527/2011) torna mais urgente a gestão dos documentos para prover, em tempo hábil, e nos termos da lei, documentos e informações solicitadas pela sociedade civil, em todos os níveis.

Não obstante os atos legais, a realidade da gestão dos documentos públicos de grande parte dos municípios brasileiros e no estado de Minas Gerais é trágica, segundo relatos diversos registrados na literatura especializada. Os resultados do diagnóstico da RMBH, realizado na primeira etapa do projeto já estão ajudando a subsidiar ações de sensibilização e capacitação de gestores e servidores públicos municipais para o desenvolvimento de política de institucionalização, implantação e desenvolvimento de serviços e instituições arquivísticas municipais firmemente orientados para a prática democrática.

Nesse projeto, a partir do reconhecimento da realidade dos documentos arquivísticos e das informações, apoiamos os municípios da RMBH interessados na definição de estratégias que possibilitem a implementação plena da gestão de documentos, seja por meio de elaboração de materiais didáticos; cursos de pequena duração, em módulos, para capacitação de gestores e servidores municipais no tocante à gestão dos documentos públicos (dentro dos preceitos da arquivística e da legislação federal e estadual e municipal, se houver); apoio e suporte informacional para a implantação de gestão de documentos nos municípios.

Para mais informações sobre este projeto, acesse o Sistema de Informação da Extensão (SIEX/UFMG).